Dalam dunia kerja khususnya di instansi pemerintahan, pasti tidak asing lagi dengan yang namanya surat-menyurat. Banyak sekali jenis surat yang harus dibuat untuk keperluan tertentu seperti surat pengantar untuk mengirimkan dokumen atau barang kepada pihak lain, surat perintah, suran undangan, surat permohonan, dll. Semua jenis surat tersebut memiliki fungsi dan tujuannya masing-masing. Untuk itu kita harus tahu fungsi dari semua surat tersebut khususnya untuk pekerja di bagian surat menyurat. Tanpa berlama-lama langsung saja kita bahas cara membuat surat resmi.
Dikutip dari gramedia.com, “Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi”. Masih dikutipan yang sama kalo “Surat resmi ini sendiri ditulis berdasarkan kaidah dan juga aturan yang sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.”
Untuk membuat surat resmi terbagi dalam 3 bagian yaitu:
- Kepala Surat (Kop Surat)
- Kop Surat : Berisi logo instansi, nama instansi, alamat lengkap, dan kontak.
- Nomor : Nomor surat yang dikeluarkan.
- Sifat : (misalnya, sangat rahasia, biasa)
- Lampiran : Jumlah dokumen pendukung yang dilampirkan.
- Hal : Perihal atau pokok surat, ditulis singkat dan jelas.
- Tempat dan Tanggal Surat : Tempat dan tanggal pembuatan surat.
Nama Instansi biasanya diisi seperti Dinas ____, atau Kementrian _____, Pemerintahan _____, dll. Sedangkan untuk nama Lembaga biasanya diisi dibawah naungan nama Instansi seperti Sekolah _____, Badan _____, Universitas ____, dll.
Cara Membuat Nomor Surat
Membuat nomor surat di instansi atau lembaga apapun pasti berbeda, alasannya karena nomor surat bersifat unik. Untuk mengetahuinya disarankan menanyakan langsung ke instansi atau lembaga terkait agar tidak salah menggunakan penomoran pada surat. Tapi sebagai contoh kalian bisa menggunakan format di bawah ini. Format ini biasanya digunakan di desa atau sekolah baru jika tidak tahu format penomoran surat. Berikut caranya:
Contoh
- 03.020/PT-AR/III/2024
- 03 : Kode jenis surat (misalnya, surat permohonan).
- 020 : Nomor urut surat ke-20.
- PT-AR : Singkatan nama instansi, PT Angkasa Raya.
- III : Bulan Maret (angka romawi).
- 2024 : Tahun pembuatan surat.
Untuk kode jenis surat biasanya dilihat dari kode ini:
- 01. Surat Keputusan (SK)
- 02. Surat Undangan (SU)
- 03. Surat Permohonan (SPm)
- 04. Surat Pemberitahuan (SPb)
- 05. Surat Peminjaman (SPp)
- 06. Surat Pernyataan (SPn)
- 07. Surat Mandat (SM)
- 08. Surat Tugas (ST)
- 09. Surat Keterangan (SKet)
- 10. Surat Rekomendasi (SR)
- 11. Surat Balasan (SB)
- 12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)
- 13. Sertifikat (SRT)
- 14. Perjanjian Kerja (PK)
- 15. Surat Pengantar (SPeng)
Lebih jelasnya kalian bisa lihat disini Cara Penulisan Nomor Surat Dinas yang Benar Sesuai Aturan
2. Tubuh Surat (Isi Surat)
- Alamat Tujuan : Ditulis di bawah bagian kepala surat di sebelah kiri, dimulai dengan kata “Yth.” (Yang terhormat), diikuti nama, jabatan, dan alamat lengkap penerima.
- Salam Pembuka : Salam formal seperti “Dengan hormat,”.
- Isi Surat : Berisi informasi utama, harus singkat, jelas, dan padat. Dibagi menjadi alinea pembuka, isi, dan penutup.
- Salam Penutup : Salam formal seperti “Hormat kami,” atau “Demikian,”.
3. Kaki Surat (Penutup)
- Nama Jabatan dan Tanda Tangan : Nama jabatan pengirim surat di atas tanda tangan.
- Nama Lengkap Pejabat : Nama lengkap pejabat yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
- Stempel atau Cap Instansi : Stempel resmi instansi yang berfungsi sebagai keabsahan surat.
- Tembusan : Ditujukan kepada pihak lain yang perlu mengetahui isi surat, ditulis jika diperlukan.
Kalian ingin contoh format filenya, bisa download filenya disini
Sekian untuk tutorial kali ini, mudah-mudahan bisa bermanfaat bagi kalian yang mau belajar. Jika ada salah kata, kurang paham, ada yang ditanyakan atau sesuatu yang mau dibahas, kalian bisa komen di kolom komentar di bawah ini. Terima Kasih….
Leave a Reply